Migration
Passer à Bio6 en 30 jours
Un plan de migration en quatre semaines pour une clinique qui change de logiciel : qui fait quoi, dans quel ordre, et les difficultés à prévoir en cours de route.
Changer de logiciel clinique est une décision préoccupante, et avec raison, puisque vos rendez-vous, vos dossiers et votre facturation y sont conservés. La question n'est pas tant de savoir si Bio6 vous conviendra mieux que de savoir si vous pouvez effectuer la bascule sans perdre une journée de clinique.
Ce guide présente l'ordre des opérations, détaillé jour par jour pour la première semaine. Il ne décrit pas les manipulations à l'écran, puisque le centre d'aide les couvre déjà en détail.
Trois décisions avant de commencer
Réglez ces trois questions avant d'entamer la première semaine. Le fait de les reporter est la principale raison pour laquelle une migration finit par s'étirer sur trois mois.
Fixez un jour précis où l'ancien système passera en lecture seule. En l'absence d'une date, les deux systèmes cohabitent indéfiniment et l'équipe finit par tout saisir en double.
Évitez le début du mois si vous facturez la CNESST.
Il est rarement nécessaire de reprendre dix ans d'historique. Une règle qui fonctionne bien consiste à migrer les patients actifs des 18 derniers mois et à conserver l'ancien système en consultation pour le reste.
Migrer moins vous permet de vérifier correctement.
Désignez une personne précise et libérez-lui du temps. Il ne s'agit pas nécessairement du propriétaire : c'est souvent une personne de la réception, puisque c'est là que les dossiers sont le mieux connus.
Semaine 1 : préparer et exporter
Prévoyez environ trois heures de votre côté. Le reste est du temps d'attente, ce qui explique pourquoi la demande d'export se fait dès le premier jour.
Jour 1 : créer la clinique et lancer l'export
Deux opérations, dans cet ordre.
Commencez par demander votre export à votre fournisseur actuel. Il s'agit de l'étape la plus longue et de la seule qui ne dépend pas de vous. Faites la demande par écrit et précisez ce que vous attendez :
- la liste des patients avec leurs coordonnées et leur numéro d'assurance maladie;
- l'historique des rendez-vous;
- les notes cliniques, en précisant le format attendu;
- les soldes de facturation ouverts.
Vérifiez également votre contrat le jour même. Certains fournisseurs facturent l'export, d'autres imposent un délai de traitement. Il est nettement préférable de le découvrir maintenant plutôt que la veille de la bascule.
Créez ensuite votre clinique dans Bio6 et remplissez ses informations de base.
Jours 2 et 3 : inviter l'équipe et attribuer les rôles
Invitez les membres de votre équipe un par un et attribuez les rôles de façon réfléchie. C'est le rôle qui détermine qui a accès à quoi, y compris aux données cliniques. Il ne s'agit donc pas d'un détail administratif que l'on peut régler plus tard.
Si vous n'avez jamais révisé vos rôles dans votre ancien système, le moment est bien choisi. Une migration est l'une des rares occasions où l'ensemble de l'équipe accepte de rediscuter des accès.
Jours 3 à 7 : configurer ce qui ne dépend pas des données
Pendant que l'export se prépare, configurez tout ce qui ne requiert pas vos dossiers : vos heures d'ouverture, vos types de rendez-vous et leur durée, vos gabarits de notes et vos services facturables.
Ce travail pourrait sembler reportable, mais il ne l'est pas vraiment. Le faire maintenant vous évite de devoir le reprendre en semaine 3, au moment où l'équipe teste le système et où chaque irritant pèse plus lourd.
L'export arrive souvent dans un format que personne n'avait vérifié, par exemple un PDF par patient plutôt qu'un fichier structuré. Ouvrez le fichier le jour où vous le recevez, même si vous ne prévoyez l'importer que la semaine suivante. Il s'agit de la mauvaise surprise la plus coûteuse de la démarche.
Semaine 2 : importer et former
Prévoyez environ quatre heures.
Valider sur vingt patients avant d'en importer deux mille
Importez d'abord une vingtaine de dossiers. Ce sont eux qui vous permettront de vérifier si les accents, les numéros d'assurance maladie et les dates de naissance ont été correctement transférés. Une fois le résultat satisfaisant, lancez l'import complet et comparez les décomptes, non seulement le nombre de patients, mais également celui des rendez-vous.
Reporter les consentements
Il s'agit de l'oubli le plus fréquent de toute la migration, et il passe inaperçu.
Une coordonnée n'équivaut pas à un consentement. Un rappel de rendez-vous ou un lien de formulaire n'est transmis que sur un canal dont le consentement a été enregistré, et les cases sont décochées par défaut. Vous pouvez donc importer deux mille numéros de téléphone sans qu'aucun rappel ne soit envoyé, et sans qu'aucun message d'erreur ne vous en avise.
Former sur une journée type plutôt que sur le logiciel
Une formation de trois heures couvrant toutes les fonctions ne donne pas de bons résultats, puisque personne n'en retient l'essentiel. Formez plutôt votre équipe sur le déroulement d'une journée réelle : ouvrir l'horaire, ouvrir un dossier, rédiger la note, facturer.
Une séance de 45 minutes en groupe, sur des dossiers de test, suivie d'une période d'essai individuelle pendant la semaine, suffit généralement.
Semaine 3 : fonctionner en parallèle
Pendant une semaine, les rendez-vous sont saisis dans les deux systèmes. Cela représente effectivement du travail en double, mais c'est aussi le seul moment où vous pouvez découvrir les écarts pendant qu'un filet de sécurité existe encore.
Il ne s'agit pas de vérifier de façon générale si le système fonctionne, mais de contrôler quatre éléments précis.
| Point de contrôle | Comment vérifier |
|---|---|
| L'horaire correspond | Comparez une journée complète, rendez-vous par rendez-vous |
| Les rappels partent | Prenez un patient test avec votre propre numéro |
| Les notes se signent | Une note complète, du gabarit à la signature |
| La facturation balance | Facturez une journée dans les deux systèmes et comparez les totaux |
C'est la réception qui constitue le meilleur juge. Si elle parvient à passer une journée complète dans Bio6 sans rouvrir l'ancien système, vous êtes prêts. Si elle doit encore le consulter, notez précisément pourquoi : vous obtiendrez ainsi votre liste de travail avant la bascule.
Ne prolongez pas la semaine parallèle par simple prudence. La double saisie épuise l'équipe et finit par créer des écarts entre les deux systèmes. Une semaine est suffisante. Si elle révèle un blocage réel, corrigez-le et reprenez une semaine complète plutôt que d'étirer la période.
Semaine 4 : basculer
La veille. L'ancien système passe en lecture seule. La date et l'heure sont annoncées par écrit à toute l'équipe. Vous effectuez un dernier export afin de récupérer ce qui a changé depuis la semaine 1.
Le jour même. Prévoyez environ 70 % de votre volume habituel. Il ne s'agit pas de vider la journée, mais de vous garder une marge de manœuvre. Assurez-vous que la personne responsable demeure disponible et hors traitement clinique, puisque c'est précisément pour cette journée qu'elle a été désignée.
La semaine suivante. Tenez deux points de dix minutes par jour, le matin et en fin de journée, pour faire le tour de ce qui a bloqué et de ce qui sera corrigé dans la journée. Ces rencontres deviennent inutiles d'elles-mêmes au bout d'une semaine.
Les difficultés les plus fréquentes
- Demander l'export dès le premier jour et effectuer les relances par écrit
- Valider sur 20 patients avant d'en importer 2 000
- Reporter les consentements en même temps que les coordonnées
- Comparer le nombre de rendez-vous récurrents avant et après l'import
- Aborder rapidement, et en privé, le cas d'une personne qui n'adhère pas à la démarche
- L'export tarde, puisque le fournisseur sortant n'a aucune raison de se presser
- Les accents se corrompent à l'import et personne ne le remarque avant la bascule
- Les coordonnées sont migrées sans les consentements, de sorte qu'aucun rappel n'est envoyé
- Une série de rendez-vous récurrents est exportée comme un rendez-vous unique
- Un intervenant poursuit discrètement avec ses anciennes méthodes
Sur ce dernier point, il s'agit rarement d'un refus délibéré. Le plus souvent, une fonction précise manque à cette personne. Il suffit généralement de lui poser la question pour obtenir la réponse.
Si vous ouvrez une nouvelle clinique
Dans ce cas, une bonne partie de ce guide ne s'applique pas à votre situation.
Sans données à migrer, il ne reste que la configuration : la clinique, l'équipe et les rôles, vos types de rendez-vous et vos services. Prévoyez une demi-journée. Le guide Ouvrir une nouvelle clinique sur Bio6 reprend les étapes du démarrage dans l'ordre.
Retenez tout de même deux éléments du plan ci-dessus : l'enregistrement du consentement dès la création de chaque patient, et la formation sur le déroulement d'une journée plutôt que sur l'ensemble des fonctions du logiciel.
Questions fréquentes
Peut-on basculer en moins de 30 jours ?
Oui. Une petite clinique sans historique à migrer peut y parvenir en une dizaine de jours. Ce qui ne se comprime pas, c'est le délai d'export de votre fournisseur actuel et la semaine de fonctionnement en parallèle. Réduisez ailleurs si nécessaire.
Que deviennent nos anciens dossiers ?
Vous conservez l'ancien système en lecture seule pendant la durée de votre obligation de conservation. C'est ce qui vous permet de ne migrer que les patients actifs sans rien perdre.
Faut-il interrompre les activités pendant la bascule ?
Non. Une journée à 70 % du volume habituel suffit. Les cliniques qui bloquent une journée complète constatent généralement qu'elles ont perdu une journée de revenus sans nécessité.
Que faire si l'export de notre fournisseur est inutilisable ?
Cette situation se présente, particulièrement avec des exports sous forme de PDF par patient. Deux options s'offrent alors à vous : saisir manuellement les patients actifs, ce qui reste faisable pour 200 dossiers mais pas pour 2 000, ou ne migrer que les patients à venir en laissant l'historique dans l'ancien système. Cette décision doit être prise avant de fixer la date de bascule.
Qui intervient en cas de blocage le jour de la bascule ?
La personne responsable de la migration en premier lieu, pour tout ce qui touche aux procédures. Gardez-la hors traitement clinique cette journée-là, puisque c'est précisément la raison de sa désignation.
Les patients ont-ils des démarches à faire ?
Non, sauf s'ils utilisaient un portail chez votre ancien fournisseur. Dans ce cas, prévenez-les une semaine à l'avance et redonnez-leur l'accès après la bascule. Autrement, la migration devrait leur être imperceptible.
Pour aller plus loin
- Premiers pas avec Bio6, le déroulement d'une journée, utile pour la formation de la semaine 2
- Inviter son équipe, les rôles et les accès qu'ils accordent
- Tirer parti de l'IA de Bio6, une fois la bascule bien assimilée
Autres guides
- Tirer parti de l'IA de Bio6 dans votre cliniqueCe que Cortex, Scribe et la pertinence clinique accomplissent concrètement, leur utilité dans une semaine de clinique, la façon de les déployer et les précautions à prendre.
- Ouvrir une nouvelle clinique sur Bio6La configuration d'une clinique qui part de zéro, dans l'ordre du guide de démarrage : profil, équipe, premier patient, premier rendez-vous, facturation.
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