Ouvrir une nouvelle clinique sur Bio6

Vous n'avez aucune donnée à migrer, aucun système à débrancher et aucune période de fonctionnement en parallèle à prévoir. Vous avez une clinique à configurer et des patients à recevoir.

Ce guide suit exactement le guide de démarrage que Bio6 affiche sur votre page d'accueil, dans le même ordre, en précisant ce que la case à cocher ne dit pas : les décisions qui se prennent une seule fois et qui sont difficiles à revoir par la suite.

Choisir vos modules

Au premier démarrage, Bio6 vous demande quels modules vous utilisez. Ce choix n'est pas une simple formalité : il détermine les étapes qui apparaissent dans votre guide de démarrage, et donc ce que votre équipe voit à son arrivée.

Les configurations les plus courantes sont la configuration standard (patients, agenda, facturation) et la configuration facturation seulement, destinée à une clinique dont l'horaire est géré ailleurs. Des variantes existent également pour la médecine sportive et la téléréadaptation.

Retenez le module le plus restreint qui couvre votre pratique actuelle. L'ajout d'un module ultérieur prend deux minutes, alors que le retrait d'une fonction que votre équipe a commencé à utiliser demande beaucoup plus de temps.

Étape 1 : compléter le profil de la clinique

Paramètres → Clinique → Général. Il s'agit de la première case du guide de démarrage et de celle qui alimente les suivantes, puisque le nom de la clinique, l'adresse et l'image de marque apparaissent sur vos factures, vos courriels et votre page de réservation.

Deux champs méritent une attention particulière.

• Le fuseau horaire détermine la date à laquelle un rendez-vous apparaît. S'il est mal réglé, vos journées se décalent sans que la cause soit évidente.
• L'adresse de réservation devient l'URL publique que vos patients utiliseront. Elle peut être modifiée, mais difficilement une fois qu'elle est imprimée sur vos cartes.

Étape 2 : inviter votre équipe

Paramètres → Clinique → Équipe et rôles. Invitez les membres de votre équipe un par un, en choisissant leur rôle de façon réfléchie.

C'est également le bon moment pour déterminer ce que la réception peut consulter dans un dossier clinique. Dans une clinique qui ouvre, la tendance consiste à donner un accès large à tout le monde afin de gagner du temps, et ces accès ne se resserrent jamais d'eux-mêmes par la suite.

Étape 3 : ajouter votre premier patient

Patients → Nouveau patient. Créez un dossier réel plutôt qu'un dossier de test, puisque le guide de démarrage attend un véritable dossier et que vous devrez de toute façon vérifier le parcours complet.

Étape 4 : planifier votre premier rendez-vous et l'assigner

Les deux cases suivantes vont de pair : créer le rendez-vous, puis y associer un clinicien.

Avant de multiplier les rendez-vous, configurez vos types de rendez-vous et leurs durées. Une évaluation initiale et un suivi n'ont pas la même durée, et c'est ce réglage qui rendra votre horaire lisible, ainsi que votre réservation en ligne utilisable le jour où vous l'activerez.

Étape 5 : la facturation

Trois cases, dans cet ordre.

Créez vos services. Paramètres → Clinique → Facturation → Services. Il s'agit de vos actes et de leurs tarifs. Cette étape conditionne toutes les suivantes, puisqu'aucune facture ne peut être émise sans service.

Configurez un mode de paiement. Paramètres → Clinique → Facturation. Vous y définissez la façon dont vos patients règlent leurs soins, par carte, en argent comptant ou par virement.

Émettez votre première facture, à partir d'un rendez-vous ou de la page de facturation.

Effectuez le parcours complet au moins une fois, du service au paiement en passant par le rendez-vous et la facture, avant d'accueillir vos premiers patients. Cette demi-heure vous évite de découvrir un problème un vendredi après-midi.

Si vous facturez la CNESST

Deux étapes s'ajoutent : associer des codes CNESST à vos services, puis émettre une première facture codée.

Le guide Remplir le compte de soins CNESST (5055) dans Bio6 reprend ensuite le cycle complet, de l'ouverture du dossier jusqu'au suivi du paiement.

Ce qu'il vaut mieux reporter

Cette section couvre ce que le guide de démarrage ne précise pas.

Chaque fonction ajoutée durant la première semaine représente un apprentissage supplémentaire pour une équipe qui en assimile déjà beaucoup. Ce qui n'est pas configuré ne vous ralentit pas, contrairement à ce qui est mal configuré.

Questions fréquentes

Faut-il tout cocher avant de recevoir un patient ?

Non. Le profil, un patient et un rendez-vous suffisent pour commencer. La facturation peut être réglée dans les jours suivants, à condition de la tester avant votre première fin de mois.

Peut-on changer de modules par la suite ?

Oui. Les modules ajustent ce que vous voyez, et non ce que vous pouvez faire. En ajouter un plus tard n'efface aucune donnée.

Comment retrouver le guide de démarrage s'il a disparu de l'accueil ?

Il peut être refermé, mais il demeure accessible à partir du panneau d'aide, dans l'en-tête.

Deux cliniciens seulement : faut-il vraiment des rôles distincts ?

Oui, si l'un assume des tâches administratives et l'autre des tâches cliniques, puisque le rôle détermine l'accès aux dossiers. Cette distinction est plus simple à établir dès le départ qu'à resserrer un an plus tard.

Que faire pour importer une liste de patients existante ?

Votre situation relève alors d'une migration plutôt que d'une ouverture. Le guide Passer à Bio6 en 30 jours couvre l'export, la validation et les consentements.

Pour aller plus loin

• Premiers pas avec Bio6, le déroulement d'une journée de clinique
• Inviter son équipe, les rôles en détail
• Tirer parti de l'IA de Bio6, à consulter une fois le fonctionnement établi